De multinationale voedingsreus Barilla is al enkele jaren bezig met zijn digitaliseringsproces dat de hele bedrijfsstructuur, van marketing tot bestuur, de digitale weg op moet helpen. Het begon bij de inkoop, die met een Supplier Relationship Management-programma volledig gedigitaliseerd is: leveranciers worden geselecteerd op basis van onlineveilingen en alle documenten die in de loop van de procedure worden verstrekt, zijn digitaal.
VW Credit, de captive financieringsmaatschappij van de Amerikaanse divisie van Volkswagen, introduceerde de concepten van elektronische handtekening en contractering voor zijn dealers al in 2013. In technologische termen is dat zowat een tijdperk geleden. De Groep had de twee voorgaande jaren 30 miljoen geïnvesteerd in ITC om dit project te lanceren, en had zich aangesloten bij de rangen van andere captives zoals BMW Financial Services, Mercedes-Benz Financial Services en Ford Motor Credit Co. Vaarwel inkt en papier.
Uit de index van de digitale economie en samenleving (DESI 2020) van de Europese Commissie staat Italië van de 28 EU-lidstaten op de 25e plaats, met enkel Roemenië, Griekenland en Bulgarije achter zich. De Italiaanse score is 9 punten lager dan het EU-gemiddelde (43,6 vs. 52,6). De Scandinavische landen Finland, Zweden en Denemarken presteren met een score van om en bij de 70 punten het best. Spanje (57,5) en Duitsland (56,1) scoren boven het Europese gemiddelde, terwijl Frankrijk (52,2) het gemiddelde volgt.
Wat is papierloze productie?
Over papierloze productie en de voordelen ervan in termen van kosten, milieubesparingen en duurzaamheid wordt al minstens twee decennia gesproken, maar in de praktijk is het nog steeds geen vanzelfsprekendheid. De aangehaalde gevallen zijn best practices die bij de kmo's in Europa zeker niet massaal zijn gevolgd. Papier speelt nog steeds een belangrijke rol in de productieprocessen en organisatie van bedrijven.
De redenen voor de weerstand tegen verandering zijn deels leeftijdsgebonden. Wie geboren en getogen is in een wereld waar informatie op papier werd uitgewisseld, is de verleiding om papier te gebruiken moeilijk te weerstaan. Redelijkerwijs kan dus worden verwacht dat de verschuiving naar papierloze productie een natuurlijke progressie zal blijken naarmate de digitale generatie de arbeidsmarkt betreedt.
Papierloze productie houdt in dat software en systemen worden gebruikt voor de toepassing van productieprocessen, en dat het toezicht daarop en de daaropvolgende uitwisseling van informatie volledig digitaal verloopt.
Het gaat er niet zozeer om papier te bannen, maar om processen te digitaliseren. Digitalisering van documenten betekent niet dat ze worden gescand, maar dat ze van meet af aan digitaal zijn.
Om een onderneming papierloos te maken, is dus een culturele revolutie en een radicale herziening van de processen vereist, en dat levert een tweevoudig voordeel op.
De digitalisering van processen en de daaruit voortvloeiende mogelijkheid om ze nauwkeurig te traceren, leiden niet alleen tot een vermindering van de kosten voor het afdrukken en archiveren van papieren documenten, maar ook tot een meer efficiënte uitvoering van en een grotere controle over alle productieactiviteiten.
Bovendien heeft de pandemie een bijkomend voordeel aan het licht gebracht: door papier uit te schakelen, wordt een potentiële drager voor de overdracht van virussen geëlimineerd.
De papierloze aanpak houdt ook belangrijke voordelen in voor de overheidsadministratie. Maar hoewel de voordelen van digitalisering veelvuldig zijn gemeten en vastgesteld, blijft een papierloze overheidsadministratie een dagdroom.
Volgens DESI, de index van de digitale economie en samenleving, ontwikkelen digitale overheidsdiensten zich met name in Estland, Spanje, Denemarken, Finland en Letland. Ook in België en Nederland zit de overheid op de digitale trein, net zoals andere West-Europese landen. Sommige overheidsdiensten zoals het gerechterlijk apparaat, lenen zich moeilijker tot digitalisering.
De Italiaanse case van elektronische facturen
In de Italiaanse context, waar zowel voor de openbare als de particuliere sector een pandemie nodig was om te beseffen hoe ver het systeem was achtergebleven bij de digitale omschakeling, is de case van e-facturering een best practice die aantoont in welke mate de tussenkomst van de wetgever noodzakelijk is om een culturele verandering te bevorderen.
De factureringswetgeving, die sinds begin 2019 van kracht is voor 56% van de Italiaanse btw-bedrijven (met uitzondering van artsen, apothekers, amateursportclubs en btw-bedrijven die onder het forfaitaire of minimumstelsel vallen), werd aangekondigd als de meest geavanceerde in Europa. In feite is Italië sinds twee jaar het enige land op het oude continent dat verplicht is elektronische facturen uit te reiken aan de overheidsadministratie, zowel voor B2B als voor B2C.
De Technische universiteit van Milaan heeft het effect van deze revolutie op ondernemingen al vanaf het eerste jaar van de invoering gemeten. Een effect in termen van modernisering en procesefficiëntie, en een toename van de productiviteit (bijvoorbeeld omdat belangrijke middelen vrijkwamen die konden worden ingezet voor activiteiten met een grotere toegevoegde waarde dan documentarchivering). Wat de kosten betreft, schatte de Technische universiteit van Milaan dat de digitalisering afhankelijk van de implementatiegraad een besparing tussen 2 en 65 euro per factuur opleverde!
Alleen al in het eerste toepassingsjaar waren er 3,9 miljoen ondernemingen bij betrokken, waarvan 57% grote ondernemingen en 23% kmo's, en werden 2,09 miljard e-facturen doorgegeven via het door de Italiaanse belastingdienst opgezette uitwisselingssysteem (SdI). En hierbij is de relevantie van één element duidelijk naar voren getreden. Gegevens. Bedrijven begonnen er vooral gebruik van te maken omdat ze er de waarde van inzagen. De invoering van elektronische facturering, ontstaan uit een wettelijke verplichting, is snel overgegaan van een vervelende vereiste naar een groeikans. Dit blijkt uit de belangstelling van ondernemers voor de interpretatie en het gebruik van gegevens in besluitvormingsprocessen, en hun investeringen in technologie om het benutten ervan efficiënter te maken.
In België en ook in Nederland neemt het belang van digitale facturering toe en zijn er hier en daar overheidsdiensten die deze technologie al goed gebruiken. Zo is het bijvoorbeeld voor particulieren mogelijk om op een beveiligd platform “Mijn Verkeersboete”, verkeersboetes te betalen
.
Uit de index van de digitale economie en samenleving (DESI 2020) van de Europese Commissie staat Italië van de 28 EU-lidstaten op de 25e plaats, met enkel Roemenië, Griekenland en Bulgarije achter zich. De Italiaanse score is 9 punten lager dan het EU-gemiddelde (43,6 vs. 52,6). De Scandinavische landen Finland, Zweden en Denemarken presteren met een score van om en bij de 70 punten het best. Spanje (57,5) en Duitsland (56,1) scoren boven het Europese gemiddelde, terwijl Frankrijk (52,2) het gemiddelde volgt.