En Italie, la multinationale alimentaire Barilla a entamé depuis quelques années son processus de « passage au numérique », visant à transformer toute la structure de l’entreprise, du marketing à la gouvernance, dans une optique numérique. Et elle a pour cela commencé par le domaine des achats qui, avec le programme Supplier Relationship Management, a été entièrement dématérialisé : les fournisseurs sont sélectionnés sur la base d’enchères en ligne et tous les documents émis au cours de la procédure sont numériques.
VW Credit, la société de financement captive de la division américaine de Volkswagen, a introduit les concepts de signature et de contrat électroniques auprès de ses concessionnaires dès 2013, il y a déjà presque une éternité. Pour lancer ce projet, le groupe avait investi 30 millions d’euros dans l’ITC au cours des deux années précédentes et emboité le pas à d’autres sociétés captives, de BMW Financial Services à Mercedes-Benz Financial Services, en passant par Ford Motor Credit Co. Adieu l’encre et le papier.
Dans l’Indice de l’économie et de la société numériques (DESI 2020) de la Commission européenne, l’Italie se classe au 25ème rang sur les 28 États membres de l’UE, devant seulement la Roumanie, la Grèce et la Bulgarie. Le score italien est inférieur de 9 points à la moyenne de l’UE (43,6 contre 52,6). Les pays nordiques, à savoir Finlande, Suède et Danemark, sont les plus performants, tous trois tournant autour de 70 points. L’Espagne (57,5) et l’Allemagne (56,1) ont un score supérieur à la moyenne européenne, tandis que la France (52,2) se situe dans la moyenne.
Qu’est-ce que la production sans papier ?
La production sans papier et ses avantages en termes de coûts, de gains environnementaux et de développement durable, font l’objet de discussions depuis au moins deux décennies, mais ne sont pas encore une évidence dans la pratique. Les cas cités sont des bonnes pratiques qui n’ont guère été suivies en masse dans les PME européennes et le papier continue de jouer un rôle prépondérant dans les processus de production et l’organisation des entreprises.
Les raisons de cette résistance au changement sont en partie générationnelles. Si vous êtes né et avez grandi dans un environnement où l’échange d’informations était basé sur papier, il est difficile s’en déshabituer. Il est donc raisonnable de penser que l’entrée progressive des natifs du numérique dans les entreprises favorisera naturellement la transition vers une production sans papier.
La production sans papier (paperless manufacturing) implique l’adoption de logiciels et de systèmes pour l’application des processus de production, leur suivi et le partage ultérieur des informations, de manière totalement numérique.
Attention : il ne s’agit pas tant d’éliminer le papier que de faire glisser les processus vers le numérique, de les dématérialiser. Dématérialiser des documents ne signifie pas les scanner, mais les rendre nativement numériques.
Transformer votre société en entreprise sans papier nécessite donc une révolution culturelle et une refonte radicale des processus, avec un double avantage.
En effet, en plus de réduire les coûts liés à l’impression et à l’archivage des documents papier, la numérisation des processus et la capacité qui en résulte d’en assurer un suivi précis, permettent une mise en œuvre plus efficace et un meilleur contrôle de toutes les activités de production.
En outre, la pandémie a mis en évidence un avantage supplémentaire : en éliminant le papier, l’approche sans papier supprime un vecteur potentiel de transmission des virus.
L’approche sans papier présente également des avantages considérables dans l’administration publique. Pourtant, si les avantages de la dématérialisation ont été mesurés et établis par de nombreuses parties, une Administration publique sans papier relève toujours du rêve éveillé.
Selon l’indice DESI, Indice de l’économie et de la société numériques, les services publics numériques se développent notamment en Estonie, en Espagne, au Danemark, en Finlande et en Lettonie. L’Italie est relativement bien placée en termes d’offre, grâce notamment à d’importantes dorsales infrastructurelles telles que pagoPa, SPID et IO. Mais leur utilisation est encore trop faible, notamment dans la myriade de petites et micro collectivités locales disséminées sur le territoire. De plus, certains domaines, comme la justice, sont totalement réfractaires à la numérisation, comme en témoigne le maintien de l’obligation de produire des documents papier dans toutes les procédures judiciaires.
- Le cas italien des factures électroniques
Dans un contexte, celui de l’Italie, où il a fallu une pandémie pour que les secteurs tant public que privé se rendent compte du retard pris par le système dans la transition numérique, le cas de la facturation électronique représente une bonne pratique et démontre combien l’intervention législative est fondamentale pour favoriser le changement culturel.
Obligatoire dès le début de l’année 2019 pour 56 % des numéros de TVA italiens (à l’exclusion des médecins, des pharmaciens, des clubs sportifs amateur et des numéros de TVA soumis au régime minimum ou forfaitaire), la législation relative à la facturation a été annoncée comme la plus avancée d’Europe. En effet, depuis deux ans, l’Italie est le seul pays du Vieux Continent à avoir l’obligation légale d’émettre des factures électroniques que ce soit aux PA, ou pour les transactions B2B et B2C.
Politecnico di Milano (l’École polytechnique de Milan) avait mesuré l’impact de cette révolution sur les entreprises pour la seule première année de mise en œuvre. Un impact en termes de modernisation et d’efficacité des processus, et d’augmentation de la productivité (car des ressources importantes ont été libérées pour être utilisées dans des activités à plus forte valeur ajoutée que l’archivage de documents, par exemple). En termes de coûts, selon la mise en place plus ou moins complète de la dématérialisation, pour chaque facture, Politecnico di Milano a estimé une économie comprise entre 2 et 65 euros !
Au cours de la seule première année d’application, 3,9 millions d’entreprises ont été concernées, 57 % de grandes entreprises et 23 % de PME, et 2,09 milliards de factures électroniques ont transité par le système d’échange (Sistema di Interscambio (SdI)) mis en place par l’administration fiscale italienne. De plus, un élément se détache par sa pertinence. Les données. Les entreprises ont été les premières à en comprendre la valeur et à les utiliser. L’adoption de la facturation électronique, née d’une exigence réglementaire, est rapidement passée du statut de contrainte fastidieuse à celui d’opportunité de croissance. En témoigne l’intérêt pour l’interprétation et l’utilisation des données dans les processus décisionnels, que les entrepreneurs ont manifesté en investissant dans les technologies permettant de rendre leur utilisation plus efficace.
Selon Claudio Rorato, directeur de l’Osservatorio Digital B2b, « la voie vers une gestion de la chaîne d’approvisionnement davantage axée sur les données passe par : une stratégie impliquant conjointement la direction générale, les fournisseurs et les clients ; la présence de technologies et de compétences organisationnelles avancées et l’analyse des données ; et la capacité de collecter et de mettre à disposition les données de l’entreprise et de les utiliser pour atteindre divers objectifs. Les résultats de notre enquête révèlent que la majorité des entreprises sont attentives à la valorisation des données, mais sans grandes différences stratégiques, qu’un petit groupe d’entreprises s’est déjà doté d’une stratégie évoluée fondée sur les données, tandis qu’une minorité importante d’entreprises en sont encore à un stade précoce, avec une faible intégration des données et des technologies ». En bref, nous n’en sommes encore qu’aux prémisses.
Dans l’Indice de l’économie et de la société numériques (DESI 2020) de la Commission européenne, l’Italie se classe au 25ème rang sur les 28 États membres de l’UE, devant seulement la Roumanie, la Grèce et la Bulgarie. Le score italien est inférieur de 9 points à la moyenne de l’UE (43,6 contre 52,6). Les pays nordiques, à savoir Finlande, Suède et Danemark, sont les plus performants, tous trois tournant autour de 70 points. L’Espagne (57,5) et l’Allemagne (56,1) ont un score supérieur à la moyenne européenne, tandis que la France (52,2) se situe dans la moyenne.